Digitalização possibilita preservação de documentos do município

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A Diretoria de Departamento de Tecnologia e Processos;* ligado a Secretária de Administração Municipal realiza um trabalho que visa fundamentalmente;* digitalizar os arquivos e documentos. Com o advento da tecnologia;* arquivos volumosos e deterioráveis agora podem ser guardados de forma segura e com acesso ágil e rápido da informação.

Seguindo a lei da transparência;* o departamento disponibiliza dados de arquivos históricos e prestação de contas para a sociedade;* através do portal da prefeitura.

Antenor Filho;* diretor de área de digitalização e gerenciamento de documento eletrônico;* explica que a primeira etapa para a versão eletrônica é a limpeza e higienização. Esta limpeza consiste na retirada de poeira e grampos;* além de ajustes no tamanho da folha. A segunda etapa é o processo de digitalizar os documentos através de máquinas escâneres.

Atualmente;* dez funcionários se dividem em dois turnos para a realização das etapas. Os documentos na área de contabilidade (empenho e prestação de contas) já estão na fase final. “Os papéis de 2001 até 2012 já estão disponíveis;* e agora;* a parte de compras também está sendo escaneada”;* conta Antenor.

Em um período de dois anos;* já foram digitalizadas 2000 caixas;* cerca de 182 mil processos;* o que totaliza mais de 1 milhão de folhas. Por dia são aproximadamente dois gigas utilizados e até agora já está armazenado no sistema um terabyte e meio de informações;* o que equivale a 1636 gigas. “Todos os documentos são salvos diretamente no servidor;* através de um software desenvolvido pela diretoria de tecnologia”;* complementa Antenor.

Ele ainda explica que;* futuramente todos os arquivos devem ser digitalizados e a intenção é diminuir o espaço físico que os papéis ocupam. ”Este trabalho veio para facilitar a vida do servidor e do cidadão;* temos alguns documentos que precisam ser guardados por 30 anos e sem a versão eletrônica;* talvez eles se perdessem no tempo.”

Vantagens

Este processo tecnológico possibilita grandes vantagens como a redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos; redução de custo com armazenamento;* recuperação e duplicação; facilidade;* rapidez;* precisão e controle de acesso e de distribuição; integração de dados ativos e históricos; e além de consulta em arquivos digitais;* via intranet e/ou internet.